Dominando los costos en restaurantes – Parte 2: Cómo monitorear y actualizar sus costos en tiempo real

Behind every profitable dish is a system that sees the numbers before they become a problem

En el acelerado mundo de la hostelería, conocer los costes no basta; hay que anticiparse a ellos. Los precios fluctúan, las facturas se acumulan, el desperdicio se cuela y, de repente, ese plato rentable deja de serlo.

Este capítulo trata sobre la proactividad . Se trata de desarrollar hábitos y sistemas que no solo controlen tus cifras, sino que te den la visibilidad para actuar antes de que los problemas se conviertan en pérdidas. Ya sea que gestiones una pequeña cafetería o varios locales, conocer los costos en tiempo real no es un lujo. Es la clave para la supervivencia de los restaurantes resilientes.

Por qué es importante la consistencia en el seguimiento de costos

La mayoría de los operadores tienen buenas intenciones. Consultan las cifras cuando algo no les cuadra. Revisan las facturas ocasionalmente. Pero ese enfoque reactivo crea puntos ciegos, y esos puntos ciegos cuestan dinero.

Piense en esto: si los precios del pollo suben $0,42 por porción esta semana, ¿sabe qué platos se verán afectados? Y lo que es más importante, ¿seguirá ganando dinero con ellos?

Ese nivel de visibilidad solo se logra con un seguimiento constante. Pero eso no significa hacerlo manualmente.

El poder de la automatización de facturas

Seamos sinceros: nadie tiene tiempo para analizar manualmente cada factura de proveedor, comparar las partidas semanales y contrastar los cambios de precios con el rendimiento del menú. Y, sin embargo, aquí es donde empiezan las fugas de dinero.

Las herramientas de automatización de facturas resuelven este problema mediante lo siguiente:

• Digitalización de facturas mediante foto, correo electrónico o carga.

• Capturar cada ingrediente, cantidad, precio y detalle del proveedor.

• Codificación automática de compras en su sistema de contabilidad.

• Permitir la comparación de costos a lo largo del tiempo (y entre proveedores)
  

Al aprovechar herramientas que utilizan OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y aprendizaje automático , puede crear una base de costos en tiempo real, sin pasar horas detrás de un escritorio.

Mejor aún, estos sistemas pueden avisarte cuando los precios suben para que puedas tomar decisiones en días, no en semanas.

Desde facturas hasta ingredientes y conocimientos.

El seguimiento de los datos de las facturas es solo el primer paso. El objetivo es vincular esos números directamente con tus recetas y menú.

Los sistemas de costes modernos le permiten:

• Vincula los ingredientes a elementos específicos del menú.

• Actualice los costos de las recetas automáticamente a medida que cambian los precios.

• Vea el margen de beneficio de cada plato según el precio actual del proveedor.
  

Digamos que ofreces un sándwich de pollo y una ensalada de pollo a la plancha. Si la pechuga de pollo aumenta $0.42 por porción:

• El sándwich podría absorber el costo debido a un mayor margen de beneficio.

• La ensalada podría caer por debajo de su umbral de ganancias.
  

Este tipo de conocimiento le permite:

• Ajuste los precios con precisión.

• Reelaborar recetas sin comprometer la calidad.

• Ponga en pausa los artículos de bajo rendimiento antes de que se conviertan en pasivos.

• Cambie de proveedor estratégicamente, no emocionalmente.
  

El control de las porciones y la disciplina en la preparación también importan

Más allá de las cifras, los hábitos operativos también influyen en la estructura de costos. Dos prácticas que se pasan por alto y que impactan los costos en tiempo real:

1. Control de porciones. Si su porción estándar de papas fritas es de 113 g, pero el personal sirve habitualmente 143 g, esa diferencia de 28 g se multiplica por pérdidas reales en el costo de los alimentos. Un porcionado consistente garantiza que su costo teórico de los alimentos se ajuste a la realidad.

2. Seguimiento de la preparación de lotes. Conozca cuántas porciones rinde un lote de preparación y controle las mermas. Esto le permite calcular un costo por porción preciso y reducir la sobreproducción.

Formas prácticas de mantener la constancia

1. Cuente el inventario semanalmente , no mensualmente, especialmente los artículos de alto valor o volátiles.
   

2. Asignar la propiedad del equipo : designar una persona responsable de cargar facturas y revisar datos.
   

3. Utilice catálogos de productos : centralice sus ingredientes y proveedores con precios actualizados.
   

4. Establezca un margen de referencia para cada plato y configure alertas cuando esté por debajo de él.

   
   

5. Revise las variaciones entre el costo real y el ideal de los alimentos al menos dos veces al mes.
   

El control de costos no se trata de recortar, sino de concientizar . Se trata de poner en funcionamiento sus sistemas para que pueda dedicar más tiempo a liderar, planificar e innovar, y menos tiempo a solucionar problemas inesperados.

Al tratar los datos de costos como un recurso en tiempo real, no como un documento histórico, su negocio se vuelve más ágil. Deja de reaccionar y empieza a dirigir.

En la Parte 3 , exploraremos los sistemas de inventario, las estrategias de proveedores y la planificación financiera basada en objetivos para ayudarlo a escalar de manera sustentable e inteligente.